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CC」と「BCC」の頭のいい使い分け方 メールの作成画面には、「宛先」と「件名」に並んで、「CC」と「BCC」 という欄がある。この二つは両方とも、宛先欄の人に送るメールと同じものを、 宛先以外の人にも送りたいときに使う機能だが、使い方はかなり違う。 「CC」とは「カーボン・コピー(複写)」の略で、宛先以外の人にも同じ メールを送っていることが、本来の宛先の人にもわかるようになっている。 いっぽう、「BCC」とは「ブラインド・カーボン・コピー」の略。宛先以 外の人にメールの複写が送られていることが、本来の宛先の人にはわからない ようになっている。 複数の人に同じメールを送るのなら、宛先の欄にメールアドレスをならべて 書けばいいだけのことなのに、なぜ、二つの機能があるのか? この機能は、もともとはアメリカでビジネス上の法的トラブルを防ぐために 生まれた。 CC機能の本来の使い方としては、CC複写したメールを宛先以外の人に も送っておけば、最初から“メールを送信した事実の証人となる第三者がいる” ということが明らかになる。宛先の人が、「そんなメールは受け取った覚えが ない」と主張してトラブルになる心配がなくなるわけだ。 いっぽう、BCC機能で複写したメールを宛先以外の第三者に送っておけば、 そうとは知らない宛先の人が、万が一「メールは受け取っていない」とシラを 切った場合に役立つ。BCCでメールを送った第三者が、確実に送られている ことを証言してくれるからだ。 しかし、実際には、ビジネス上のトラブルがそんなに頻繁《ひんぱん》に起 きるわけではないので、この二つの機能は、もっと身近なかたちで活用すると よい。 たとえば、営業所配属の営業マンが、取引先に見積書をメールで送る段取り になったとする。そのさい、もし同じメールを本社の営業担当者にも送ってお きたいならば、CCの機能を使うのがコツだ。 宛先に両者のアドレスをならべて送ったのでは、取引先と本社の営業担当者 のどちらが正式な宛先なのかわからなくなる。それでは、取引先に対して失礼 だ。その点、CCで送れば、本社の営業担当者にはコピーを送ったことが取引 先にはっきりわかり、失礼にならないのである。 今のケースで、本社の営業担当者がまだ新人で心配なので、念のためにその 上司にも同じ見積書を送っておきたいとする。この場合はCCではなく、BC Cを使うのがコツだ。 CCで送ると、取引先に、上司にも同じ見積書を送ったことがわかってしま う。社内事情が知られてしまっては、あとで取引先との間で問題になりかねな い。そこで、BCCを使うと、取引先にわからずに同じ見積書を上司にも送る ことができるというわけだ。 その上、上司には、“この見積書は、取引先や営業担当者には内緒で送られ てきたのだな”とわかるので、新人の営業担当者の顔をつぶすようなこともし ないですむ。 もう一つ、BCCのかしこい使い方がある。会社の仕事を家に持ち帰り、自 分のパソコンでも仕事をしている人は、常に自宅のパソコン宛にBCCを送る くせをつけておくといい。会社から取引先などに送信したメールが、そのまま 自宅のパソコンにもファイルされるので、自宅で仕事をするときに便利だ。 CCBCCの性質を十分理解すると、かなり使い道が広がるはずである。
  
2003・5・30  Fri
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